Comarch ERP XT jako system chmurowy zarządza przechowywaniem danych po stronie Comarch, jednak przedsiębiorca ma obowiązek prawny przechowywania dokumentów księgowych przez 5 lat. Regularna archiwizacja lokalnych kopii chroni przed utratą danych w sytuacjach awaryjnych.
Co Comarch przechowuje w chmurze?
Serwery Comarch przechowują całą bazę danych systemu: faktury, rejestry VAT, kartoteki kontrahentów, dokumenty magazynowe i konfigurację. Comarch gwarantuje redundancję danych w ramach SLA subskrypcji. Jednak w przypadku wygaśnięcia subskrypcji lub zamknięcia konta dane są przechowywane przez ograniczony czas – po tym czasie mogą być trwale usunięte.
Archiwizacja lokalna – eksport danych
Przedsiębiorca powinien regularnie eksportować dane z systemu na własne nośniki. Minimalny zakres archiwizacji to: rejestry VAT za każdy miesiąc (CSV lub XML), lista faktur sprzedaży i zakupu, stan rozrachunków z kontrahentami. Eksport należy wykonywać co najmniej raz na miesiąc, przed zamknięciem okresu rozrachunkowego.
Archiwizacja plików JPK
Wygenerowane pliki JPK_V7 należy archiwizować osobno, ponieważ stanowią dowód złożenia deklaracji i mogą być wymagane podczas kontroli skarbowej. Każdy plik JPK powinien być przechowywany z oryginalną nazwą i datą generacji przez co najmniej 5 lat podatkowych od roku, którego dotyczy.
Archiwizacja e-faktur z KSeF
Faktury przesłane do KSeF są przechowywane przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat. Jednak zaleca się przechowywanie lokalnych kopii PDF faktur wystawionych przez system, ponieważ dostęp do KSeF po upływie okresu przechowywania może nie być dostępny. Comarch ERP XT umożliwia masowe pobranie PDF wystawionych faktur.
Harmonogram archiwizacji
Optymalny harmonogram dla małej firmy: eksport rejestrów VAT – pierwszego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, eksport JPK po jego wygenerowaniu i wysyłce, roczny eksport pełnej listy faktur – po zamknięciu roku obrotowego. Eksporty warto zapisywać na zaszyfrowanym dysku zewnętrznym lub w bezpiecznej usłudze chmurowej niezależnej od Comarch.
