Kartoteki kontrahentów w Comarch ERP XL są podstawą wystawiania faktur, rozrachunków i raportów handlowych. Błędy w kartotekach – nieprawidłowe NIP-y, zdublowane podmioty, nieaktualne adresy – generują problemy na każdym poziomie pracy z systemem.
Weryfikacja NIP przez Biały Wykaz
Comarch ERP XL integruje się z Białym Wykazem Podatników VAT MF, umożliwiając weryfikację NIP kontrahenta bezpośrednio z kartoteki przez przycisk Weryfikuj NIP. Weryfikacja sprawdza: czy kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, jaki jest jego status, oraz czy numer rachunku bankowego w kartotece zgadza się z numerem zgłoszonym przez kontrahenta do US. Niezgodność rachunku bankowego może skutkować odpowiedzialnością podatkową kupującego za niezapłacony przez sprzedawcę VAT.
Duplikaty kontrahentów
Duplikaty kontrahentów (ten sam podmiot pod dwoma kartotekami) zaburzają raporty handlowe i komplikują rozrachunki. Identyfikacja duplikatów możliwa jest przez filtrowanie listy kontrahentów po NIP – dla każdego NIP powinna być dokładnie jedna aktywna kartoteka. Scalenie duplikatów wymaga przeniesienia otwartych rozrachunków, historii dokumentów i przypisanych cenników z kartoteki do usunięcia na kartotekę docelową, a następnie dezaktywacji kartoteki duplikatu.
Aktualizacja danych kontrahenta
Dane firm zmieniają się: zmiana adresu siedziby, zmiana nazwy, restrukturyzacja (połączenie, podział). W Comarch ERP XL zmiana danych w kartotece obowiązuje od momentu zapisania i wpływa na nowe dokumenty. Historyczne dokumenty zachowują dane z momentu ich wystawienia – jest to prawidłowe zachowanie zgodne z wymogami podatkowymi. Zmiana NIP kontrahenta jest operacją wymagającą szczególnej ostrożności: stare NIP może być powiązane z rozrachunkami i historią podatkową.
Konfiguracja warunków handlowych kontrahenta
Kartoteka kontrahenta w XL zawiera nie tylko dane adresowe, ale też: przypisany cennik, warunki płatności (termin, forma), limit kredytowy, walutę rozliczeń i opiekuna handlowego. Błędnie ustawiony termin płatności powoduje błędne naliczanie odsetek za zwłokę w raportach rozrachunków. Limit kredytowy zbyt niski lub nieustawiony może blokować wystawienie faktury przez handlowca.
Import kontrahentów z GUS
Comarch ERP XL umożliwia pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS na podstawie NIP – nazwy, adresu, REGON. Funkcja dostępna jest przy dodawaniu nowej kartoteki kontrahenta przez przycisk Pobierz z GUS. Dane pobrane z GUS są aktualne na moment zapytania – po czasie mogą wymagać aktualizacji, jeśli firma zmieniła adres lub nazwę. Dla istniejących kartotek zalecana jest roczna weryfikacja kluczowych danych przez Biały Wykaz i GUS.
