Zamknięcie miesiąca w Comarch ERP XL to kompleksowa operacja weryfikująca spójność danych między modułem operacyjnym a finansowym. Błędy podczas zamknięcia mogą blokować dalsze prace i wymagają systematycznej diagnozy przed ponowną próbą.
Warunki konieczne do zamknięcia miesiąca
Przed zamknięciem miesiąca muszą być spełnione warunki: wszystkie dokumenty sprzedaży, zakupu i magazynowe z danego okresu muszą być zatwierdzone (nie w buforze), wszystkie dokumenty muszą być zaksięgowane do KG, rozrachunki muszą być uzgodnione z kontrahentami, oraz różnice kursowe (jeśli firma prowadzi rozliczenia walutowe) muszą być naliczone i zaksięgowane. Brak któregokolwiek z tych elementów skutkuje błędem przy próbie zamknięcia.
Dokumenty niezaksięgowane – główna przyczyna błędów
Najczęstszą przyczyną błędu zamknięcia miesiąca jest istnienie dokumentów z danego okresu w statusie „Do zaksięgowania". Comarch ERP XL generuje listę takich dokumentów podczas próby zamknięcia. Należy przejść do każdego z wylistowanych dokumentów i albo go zaksięgować (jeśli dane są poprawne), albo przenieść do kolejnego okresu (jeśli data dokumentu powinna być zmieniona), albo anulować (jeśli dokument jest błędem).
Błąd uzgodnienia stanu magazynowego
Jeśli system wykrywa rozbieżność między stanem magazynowym w module WMS a wartością w KG, zamknięcie miesiąca jest blokowane. Rozbieżność wynika z dokumentów magazynowych niezaksięgowanych lub zaksięgowanych na błędne konta. Należy uruchomić raport uzgodnienia wartości magazynu dostępny w module Magazyn i usunąć rozbieżności przed ponowną próbą zamknięcia.
Naliczenie różnic kursowych
Dla firm prowadzących transakcje walutowe wymagane jest naliczenie różnic kursowych na koniec każdego miesiąca. Operacja dostępna jest w module Kasa i Bank → Różnice kursowe → Nalicz różnice kursowe za okres. System przelicza otwarte rozrachunki walutowe wg kursu NBP na ostatni dzień miesiąca i generuje zapisy KG do zaksięgowania. Bez tej operacji zamknięcie miesiąca w trybie ścisłym jest niemożliwe.
Procedura zamknięcia miesiąca krok po kroku
Zalecany protokół zamknięcia: 1) wydruk listy dokumentów niezaksięgowanych i usunięcie przyczyn, 2) uzgodnienie stanu magazynu, 3) naliczenie różnic kursowych (jeśli dotyczy), 4) wydruk zestawień kontrolnych KG (obroty i salda), 5) zamknięcie okresu w Administracja → Okresy obrachunkowe. Po zamknięciu należy wygenerować JPK_V7 za zamknięty miesiąc i sprawdzić, czy jego wartości są zgodne z zestawieniami KG.
