Zamknięcie roku obrachunkowego w Comarch ERP XL jest operacją nieodwracalną, po której modyfikacja danych za zamknięty rok jest niemożliwa bez ingerencji administratora. Właściwe przygotowanie i systematyczna weryfikacja danych przed zamknięciem roku są obowiązkowe.
Przygotowanie do zamknięcia roku
Przed uruchomieniem zamknięcia roku należy: zamknąć wszystkie 12 miesięcy (lub wszystkie podokresy roku), wykonać inwentaryzację aktywów trwałych i obrotowych, naliczyć i zaksięgować amortyzację za ostatni miesiąc, rozliczyć wynik finansowy brutto (podatek dochodowy CIT lub PIT), uzgodnić salda wszystkich kont z biurem rachunkowym lub audytorem. Każdy z tych kroków jest warunkiem poprawnego zamknięcia roku.
Błąd „Niezamknięty podokres"
System XL wymaga zamknięcia wszystkich podokresów (miesięcy) przed zamknięciem roku. Jeśli któryś miesiąc jest otwarty, zamknięcie roku zakończy się błędem. Należy przejść do Administracja → Okresy obrachunkowe i zamknąć wszystkie otwarte miesiące. Jeśli któryś miesiąc ma błędy blokujące zamknięcie, należy je najpierw naprawić (patrz artykuł o zamknięciu miesiąca).
Przeniesienie bilansu otwarcia (BO)
Zamknięcie roku uruchamia automatyczne przeniesienie sald kont bilansowych jako bilans otwarcia nowego roku. System przenosi salda kont: aktywów, zobowiązań i kapitału własnego. Konta wynikowe (przychody, koszty) są zerowane – ich saldo przenosi się na konto wynikowe np. 860 Wynik finansowy. Administrator powinien sprawdzić, czy generowany BO jest zgodny z bilansem sporządzonym przez dział finansowy.
Korekty po zamknięciu roku
W wyjątkowych sytuacjach konieczne jest zarejestrowanie dokumentu z datą zamkniętego roku (np. faktura zakupu dostarczona z opóźnieniem). Comarch ERP XL pozwala administratorowi tymczasowo otworzyć zamknięty okres dla konkretnego użytkownika lub typu dokumentu. Operacja ta wymaga uprawnień superadmina i powinna być stosowana z najwyższą ostrożnością – otworzenie zamkniętego roku bez pełnego rozumienia konsekwencji może naruszyć spójność danych rocznych.
Archiwizacja danych za zamknięty rok
Po zamknięciu roku zalecane jest wykonanie pełnej kopii zapasowej bazy danych i jej zarchiwizowanie na oddzielnym nośniku (osobno od bieżących backupów). Kopia za zamknięty rok powinna być przechowywana przez co najmniej 5 lat podatkowych. Dodatkowym krokiem jest eksport kluczowych raportów (bilans, rachunek wyników, zestawienia analityczne) do pliku PDF lub Excel jako dokumenty archiwalne niezależne od systemu.
