Comarch ERP Optima – KSeF – integracja i wdrożenie to usługa serwisowa obejmująca konfigurację modułu Faktury Sprzedaży i Handel do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Integracja wymaga poprawnego uwierzytelnienia firmy w KSeF (token lub podpis kwalifikowany), ustawienia trybu pracy w module Comarch ERP Optima oraz przetestowania wysyłki i odbioru faktur ustrukturyzowanych zgodnych ze schemą FA(2).
W praktyce serwisowej najczęściej pomagamy w pierwszym uruchomieniu integracji u klienta, który wcześniej korzystał wyłącznie z faktur papierowych lub PDF, a także w diagnozowaniu błędów komunikacji z bramką KSeF już po wdrożeniu.
Na czym polega integracja Comarch ERP Optima z KSeF
Krajowy System e-Faktur to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Comarch ERP Optima obsługuje komunikację z KSeF poprzez dedykowany moduł, który wysyła faktury w formacie XML zgodnym ze schemą FA(2) oraz odbiera dokumenty przychodzące od kontrahentów. Wdrożenie integracji obejmuje kilka etapów konfiguracyjnych wykonywanych zarówno po stronie systemu KSeF, jak i samego Comarch ERP Optima.
Uwierzytelnienie firmy w KSeF
Pierwszym krokiem jest nadanie uprawnień do pracy z KSeF w imieniu firmy. Można to zrobić poprzez token autoryzacyjny wygenerowany w systemie KSeF lub przy użyciu podpisu kwalifikowanego bądź profilu zaufanego osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu. Token należy wprowadzić w konfiguracji Comarch ERP Optima w module obsługi KSeF, gdzie przypisywany jest do konkretnej firmy w bazie danych.
Tryb testowy i produkcyjny
Comarch ERP Optima umożliwia pracę zarówno ze środowiskiem testowym KSeF, jak i produkcyjnym. Zalecamy, aby każde wdrożenie rozpoczynać od środowiska testowego – pozwala to sprawdzić poprawność mapowania danych kontrahenta, pozycji faktury, stawek VAT oraz numeracji dokumentów bez ryzyka wysłania błędnej faktury na produkcję. Dopiero po pozytywnych testach przełączamy konfigurację na środowisko produkcyjne KSeF.
Konfiguracja automatycznej wysyłki
W ramach wdrożenia ustawiamy sposób wysyłki faktur do KSeF – ręczny (operator zatwierdza wysyłkę pojedynczo lub grupowo) albo automatyczny, w którym faktura trafia do systemu bezpośrednio po zatwierdzeniu w module Handel. Konfigurujemy również harmonogram odbioru faktur przychodzących, tak aby dokumenty od kontrahentów pojawiały się w buforze zakupu bez potrzeby ręcznego importu.
Typowe problemy podczas wdrożenia
- Błąd autoryzacji tokena – zwykle wynika z wygaśnięcia tokena lub nadania go dla niewłaściwego środowiska (testowego zamiast produkcyjnego)
- Odrzucenie faktury przez KSeF z powodu niezgodności danych kontrahenta z rejestrem VAT
- Błędy walidacji XML względem schemy FA(2), np. brakujące pole jednostki miary lub nieprawidłowy format daty
- Problem z połączeniem sieciowym do bramki KSeF wynikający z ustawień proxy lub firewalla w sieci firmowej
Numeracja i statusy faktur w KSeF
Po wysłaniu faktury do KSeF system nadaje jej unikalny numer identyfikujący (numer KSeF), który powinien znaleźć się na wizualizacji dokumentu przekazywanej kontrahentowi. Comarch ERP Optima automatycznie pobiera ten numer po pozytywnym przetworzeniu faktury przez bramkę i zapisuje go przy dokumencie źródłowym. Do czasu nadania numeru faktura znajduje się w statusie oczekiwania, a w przypadku odrzucenia przez KSeF operator widzi kod błędu wraz z opisem przyczyny, co pozwala szybko zlokalizować problem na konkretnym dokumencie.
Integracja z trybem offline i awaryjnym
Comarch ERP Optima uwzględnia również scenariusze niedostępności systemu KSeF, umożliwiając wystawienie faktury w trybie offline z późniejszą wysyłką po przywróceniu połączenia z bramką. Podczas wdrożenia konfigurujemy zasady obsługi takich sytuacji, aby wystawianie dokumentów sprzedaży nie było blokowane przez chwilową awarię usługi po stronie Ministerstwa Finansów.
Zakres naszej usługi
W ramach wdrożenia integracji KSeF w Comarch ERP Optima wykonujemy konfigurację tokena i środowiska, testową wysyłkę i odbiór faktur, weryfikację poprawności danych na dokumentach oraz szkolenie operatorów z obsługi nowego procesu fakturowania. Diagnozujemy też błędy komunikacji w już działających wdrożeniach, gdy faktury przestają być wysyłane lub odbierane automatycznie, a także pomagamy skonfigurować obsługę trybu offline na wypadek niedostępności systemu KSeF.
