Prawidłowa numeracja dokumentów w Comarch ERP Optima ma kluczowe znaczenie dla spójności ksiąg rachunkowych i zgodności z przepisami podatkowymi. Luki w numeracji, zduplikowane numery lub nieprawidłowa seria dokumentów to błędy, które mogą być zakwestionowane przez urząd skarbowy. Opisujemy, jak diagnozować i naprawiać problemy z numeracją dokumentów.
Jak działa numeracja dokumentów w Optima
Comarch ERP Optima używa konfigurowalnych schematów numeracji dla każdego typu dokumentu (FA, PZ, WZ, KP, KW, PK itp.). Schematy definiuje się w Konfiguracja Firmy → Definicje dokumentów. Numer składa się z członu stałego (np. FA), roku, miesiąca i licznika. Licznik jest zarządzany przez bazę danych i inkrementowany automatycznie przy tworzeniu każdego dokumentu.
Luki w numeracji – przyczyny i skutki
Luki w numeracji (np. brak numeru FA/2024/01/0123) powstają najczęściej przez: usunięcie wystawionego dokumentu, anulowanie dokumentu z zachowaniem numeru lub błąd podczas tworzenia dokumentu który nie został zapisany. Luka sama w sobie nie jest technicznym błędem Optimy – program przydziela numery sekwencyjnie i nie wypełnia luk automatycznie. Warto jednak udokumentować przyczynę luki na wypadek kontroli skarbowej.
Duplikaty numerów dokumentów
Duplikaty numerów mogą powstać przez: błąd w konfiguracji schematu numeracji (dwie definicje z takim samym prefiksem), importowanie dokumentów z zewnętrznych systemów bez weryfikacji numerów lub ręczną edycję numerów w bazie SQL. Znalezienie duplikatów: w SSMS uruchom zapytanie SELECT TraNumer, COUNT(*) FROM CDN.TraNag GROUP BY TraNumer HAVING COUNT(*) > 1. Korekta wymaga ręcznej edycji numerów zduplikowanych dokumentów.
Reset licznika numeracji na początek roku
Na początku nowego roku obrachunkowego Optima powinna automatycznie zresetować licznik numeracji dokumentów (np. FA/2025/01/0001). Jeżeli tak się nie stało i numery kontynuują z poprzedniego roku, sprawdź konfigurację schematu numeracji – czy rok jest częścią schematu (parametr @Rok). Ręczny reset licznika wykonuje się w Konfiguracja Firmy → Definicje dokumentów → edycja schematu → ustawienie wartości startowej licznika.
Numeracja w środowisku wielostanowiskowym
W instalacjach wielostanowiskowych konflikt numeracji może wystąpić, gdy dwie stacje robocze jednocześnie próbują wystawić dokument. SQL Server zarządza tym przez mechanizm blokad (locks), ale przy nieodpowiedniej konfiguracji poziomu izolacji transakcji mogą pojawić się luki. Sprawdź ustawienie Transaction Isolation Level dla bazy Optimy – zalecany poziom to Read Committed Snapshot (RCSI).
Dokumentacja korekt numeracji dla celów księgowych
Wszelkie zmiany w numeracji dokumentów powinny być udokumentowane notatką księgową z wyjaśnieniem przyczyny. W Comarch ERP Optima możesz do każdego dokumentu dodać uwagi w polu Opis. Korekty numerów na dokumentach VAT (faktury sprzedaży) mogą wymagać wystawienia noty korygującej i poinformowania kontrahenta o zmianie numeru dokumentu.
