Zwroty to naturalna część sprzedaży internetowej, ale obsłużone ręcznie potrafią pochłonąć więcej czasu niż samo przyjmowanie zamówień. W BaseLinkerze zwrot jest osobnym obiektem powiązanym z zamówieniem, dzięki czemu widać w jednym miejscu, czego dotyczy, na jakim jest etapie i co zostało już rozliczone.
Konfigurujemy obsługę zwrotów tak, aby zgłoszenie z marketplace’u lub sklepu trafiało do systemu automatycznie, a kolejne kroki — przyjęcie towaru, korekta dokumentu i zwrot płatności — wynikały ze statusu, a nie z pamięci pracownika.
Skąd wpływają zgłoszenia zwrotów
Zwroty mogą trafiać do BaseLinkera z integracji marketplace, z formularza w sklepie albo być zakładane ręcznie przez obsługę. Ustawiamy pobieranie zgłoszeń z każdego aktywnego kanału i pilnujemy, żeby zwrot był powiązany z właściwym zamówieniem — bez tego powiązania nie da się później poprawnie skorygować dokumentów ani rozliczyć magazynu.
Statusy i automatyczne akcje
Podstawą sprawnej obsługi jest krótka, jednoznaczna lista statusów: zgłoszony, w drodze, przyjęty, zweryfikowany, rozliczony, odrzucony. Do statusów podpinamy akcje automatyczne — powiadomienie klienta, utworzenie dokumentu korygującego, przyjęcie towaru na magazyn albo oznaczenie egzemplarza jako uszkodzonego. Dzięki temu każdy zwrot przechodzi tę samą ścieżkę.
Zwrot a stany magazynowe
Towar wracający od klienta nie zawsze nadaje się do ponownej sprzedaży. Rozdzielamy magazyn na lokalizację sprzedażową i lokalizację zwrotów, żeby produkt trafiał do oferty dopiero po sprawdzeniu. To eliminuje sytuację, w której uszkodzony egzemplarz zostaje natychmiast wystawiony i sprzedany kolejnemu klientowi.
Dokumenty korygujące
Przy integracji z programem księgowym lub modułem fakturowania konfigurujemy automatyczne wystawianie korekt do zwróconych pozycji. Ustalamy, czy korekta ma powstawać przy przyjęciu towaru, czy dopiero po weryfikacji — to decyzja porządkowa, która przekłada się wprost na zgodność ewidencji ze stanem faktycznym.
Komunikacja z klientem
Do każdego statusu przypisujemy szablon wiadomości: potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, instrukcję odesłania, informację o przyjęciu przesyłki i o zwrocie płatności. Klient nie musi dopytywać, a obsługa nie odpowiada wielokrotnie na to samo pytanie.
Raporty i wnioski ze zwrotów
Regularny przegląd zwrotów pokazuje, które produkty wracają najczęściej i z jakiego powodu. Konfigurujemy raporty według przyczyny, kanału sprzedaży i indeksu towaru — to najtańszy sposób, żeby ograniczyć liczbę zwrotów zamiast tylko sprawniej je obsługiwać.
