BaseLinker – integracja z wFirma automatyzuje wystawianie faktur oraz synchronizację danych magazynowych między platformami sprzedażowymi a systemem księgowym. W Serwisie Wiatraczna (Aleja Stanów Zjednoczonych 72) konfigurujemy tę integrację pod indywidualne zasady rozliczeń danej firmy. Ustalamy, który system ma być źródłem prawdy dla stanów magazynowych, aby uniknąć rozbieżności widocznych dopiero przy inwentaryzacji.
Dlaczego integracja z wFirma jest trudniejsza niż wygląda
wFirma to rozbudowany system księgowo-magazynowy online, oferujący nie tylko fakturowanie, ale też pełną obsługę magazynu, kadr i deklaracji podatkowych. Integracja z BaseLinker odbywa się przez API wFirma i pozwala synchronizować zarówno dokumenty sprzedaży, jak i stany magazynowe – co jest jednocześnie jej zaletą i źródłem komplikacji. Trzeba precyzyjnie ustalić, który system jest „źródłem prawdy” dla stanów magazynowych, aby uniknąć sytuacji, w której towar jest jednocześnie zdejmowany ze stanu w dwóch miejscach albo w żadnym.
Co dokładnie robimy
- Łączymy konto wFirma z BaseLinker poprzez API i konfigurujemy uprawnienia dostępu
- Ustalamy kierunek synchronizacji stanów magazynowych między systemami
- Konfigurujemy automatyczne wystawianie faktur i paragonów na podstawie statusów zamówień
- Mapujemy stawki VAT, metody płatności oraz sposoby dostawy na odpowiadające pozycje w wFirma
- Ustawiamy reguły księgowania zaliczek i płatności online
- Sprawdzamy integrację pod kątem obsługi zwrotów i korekt faktur
- Przeprowadzamy testy end-to-end na zamówieniach z różnych kanałów sprzedaży
Typowe problemy, które rozwiązujemy
- Rozjazd stanów magazynowych spowodowany podwójnym źródłem prawdy
- Faktury z nieprawidłowo przeliczoną kwotą przy płatnościach częściowych
- Brak synchronizacji nowych produktów między katalogiem sklepu a magazynem wFirma
- Błędnie zmapowane koszty przesyłki na dokumentach sprzedaży
- Zatrzymaną integrację po wygaśnięciu tokenu dostępu do API
Dla kogo jest ta integracja
To rozwiązanie dla firm, które w wFirma prowadzą nie tylko księgowość, ale też magazyn, i chcą mieć jeden spójny obraz stanów towarowych niezależnie od tego, w którym kanale sprzedaży padło zamówienie. Sprawdza się zarówno w małych sklepach internetowych, jak i firmach obsługujących sprzedaż B2B i B2C równolegle.
Jak pracujemy
Na starcie analizujemy, czy magazyn ma być prowadzony w wFirma, w BaseLinker, czy w zewnętrznym systemie WMS – od tego zależy cała architektura integracji. Następnie konfigurujemy mapowanie dokumentów, stawek i metod płatności, po czym testujemy pełny cykl zamówienia: od złożenia przez klienta, przez wystawienie faktury, aż po aktualizację stanu magazynowego. Wdrożenie kończymy dokumentacją i szkoleniem zespołu.
Ile trwa wdrożenie
Konfiguracja samego fakturowania to zwykle jeden dzień pracy, natomiast pełna integracja magazynowa z dwukierunkową synchronizacją stanów i dokumentów wymaga dodatkowych dni na mapowanie danych i testy. Im więcej kanałów sprzedaży podłączonych do BaseLinker, tym istotniejsze jest przetestowanie integracji na rzeczywistych zamówieniach przed pełnym uruchomieniem, aby uniknąć rozjazdu stanów magazynowych już pierwszego dnia.
Wsparcie po wdrożeniu
Zmiany w strukturze magazynu, nowe kanały sprzedaży czy aktualizacje API wFirma mogą wymagać korekty konfiguracji integracji. Serwis Wiatraczna zapewnia wsparcie powdrożeniowe, monitorując poprawność synchronizacji i reagując na zgłaszane nieprawidłowości.
Serwis Wiatraczna realizuje integracje BaseLinker – wFirma dla firm z Warszawy i całej Polski, stacjonarnie oraz zdalnie.
