Archiwizacja danych księgowych w WAPRO Kaper to przeniesienie dokumentów historycznych do dedykowanego archiwum, z zachowaniem pełnego dostępu do nich w przypadku potrzeby – kontroli skarbowej, wglądu do historii transakcji lub sporów z kontrahentami. Prawidłowa archiwizacja zmniejsza rozmiar aktywnej bazy, przyspiesza program i jednocześnie zapewnia zgodność z wymogami przechowywania dokumentacji podatkowej. Nasz serwis realizuje archiwizacje danych WAPRO Kaper bezpiecznie i zgodnie z przepisami.
Archiwizacja różni się od usunięcia danych – zarchiwizowane dokumenty są dostępne, ale w oddzielnym pliku lub bazie, nie obciążając codziennej pracy systemu.
Wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentów
Ustawa Ordynacja podatkowa (Art. 86 § 1) nakłada obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów do nich należących przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego. Oznacza to, że dokumenty z roku 2020 muszą być przechowywane do końca 2025 roku. W przypadku zawieszenia biegu przedawnienia (np. sporu z urzędem skarbowym) termin może być dłuższy. WAPRO Kaper musi zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów przez cały ten okres – archiwum musi być czytelne i dostępne.
Mechanizm archiwizacji w WAPRO Kaper
WAPRO Kaper posiada wbudowany mechanizm archiwizacji roku (Narzędzia → Zamknięcie roku → Archiwizuj). Po archiwizacji dane za wybrany rok są przenoszone do oddzielnego pliku archiwum lub archiwum SQL, a aktywna baza zostaje oczyszczona z tych danych. Archiwum można otworzyć jako oddzielną bazę i przeglądać historyczne dokumenty w pełnym interfejsie WAPRO Kaper. Przed archiwizacją zawsze wykonujemy backup aktywnej bazy jako zabezpieczenie.
Przechowywanie i zabezpieczenie archiwum
Archiwum danych księgowych musi być przechowywane w bezpieczny sposób: na wydzielonym nośniku (zewnętrzny dysk USB, NAS, chmura) z kopią zapasową, z ograniczonym dostępem (tylko upoważnione osoby), z ochroną przed przypadkowym usunięciem. Konfigurujemy automatyczne kopiowanie archiwum na co najmniej dwa niezależne nośniki. Archiwum powinno być oznaczone (rok, nazwa firmy, data archiwizacji) i skatalogowane, aby szybko odnaleźć dane w przypadku potrzeby.
Weryfikacja kompletności i dostępności archiwum
Po każdej archiwizacji weryfikujemy jej kompletność: sprawdzamy liczby dokumentów i sumy kontrolne (łączna wartość sprzedaży, VAT za zarchiwizowany rok) przez porównanie z raportami z aktywnej bazy przed archiwizacją, testowo otwieramy archiwum w WAPRO Kaper i przeglądamy kilka dokumentów. Raz w roku wykonujemy test pełnej dostępności archiwum – otwieramy najstarszy dostępny rok archiwum i weryfikujemy, że wszystkie dokumenty są czytelne. Jest to szczególnie ważne, jeśli archiwum jest przechowywane na starszych nośnikach.
