Duplikaty ubezpieczonych w bazie Płatnika – ta sama osoba figuruje pod dwoma różnymi wpisami z różnymi danymi lub tym samym PESEL – to problem wpływający na poprawność dokumentów ZUS. Duplikaty mogą powstać przy ręcznym dodawaniu pracowników, po imporcie z różnych systemów kadrowych lub po błędach migracji bazy. Identyfikujemy i usuwamy duplikaty w bazie Płatnika zachowując kompletność historii dokumentów.
Duplikaty w bazie Płatnika powstają najczęściej gdy pracownik był zatrudniany kilkakrotnie (np. pracownik sezonowy) i każdorazowo dodawano go do bazy zamiast reaktywować istniejący wpis, lub gdy różne osoby wprowadzające dane utworzyły dwa wpisy dla tego samego pracownika z drobnymi różnicami w nazwisku lub dacie urodzenia.
Skutki duplikatów ubezpieczonych
- ZUS może mieć błędną informację o liczbie ubezpieczonych danego płatnika
- Składki za danego pracownika mogą być zapisywane na dwóch różnych kontach w ZUS
- Błędy weryfikacji dokumentów wynikające z niezgodności historii ubezpieczeniowej
- Problemy przy wyrejestrowaniu – wyrejestrowanie tylko jednego duplikatu
- Błędne raporty i zestawienia w Płatniku dotyczące liczby ubezpieczonych
Procedura usuwania duplikatów
Identyfikację duplikatów przeprowadzamy przez analizę bazy danych Płatnika – wyszukiwanie rekordów z tym samym PESEL lub zbliżonymi danymi osobowymi. Po identyfikacji duplikatów określamy, który rekord zawiera kompletną historię dokumentów i jest „właściwym" wpisem. Duplikat bez historii dokumentów można usunąć bezpośrednio z bazy. Duplikat z historią dokumentów wymaga przeniesienia dokumentów do właściwego rekordu przed usunięciem – wykonujemy to na poziomie bazy Firebird zachowując integralność danych. Weryfikujemy wynik przez ponowne wyszukiwanie PESEL w bazie i testowe generowanie dokumentów za kluczowe okresy.
