Ręczne wprowadzanie danych z listy płac do Płatnika to żmudna i podatna na błędy praca. Import dokumentów z programu kadrowo-płacowego (Gratyfikant, KADRY i PŁACE, Sage, Comarch, R2Płatnik) przez plik KEDU to standardowy i zalecany sposób przenoszenia danych między systemami. Naprawiamy problemy z importem i konfigurujemy ten proces tak, by działał niezawodnie co miesiąc.
Format KEDU (Komputerowa Ewidencja Danych Ubezpieczonego) to standardowy format wymiany danych między programami kadrowymi a Płatnikiem, zdefiniowany przez ZUS. Plik KEDU zawiera dane wszystkich ubezpieczonych i ich dokumenty rozliczeniowe w formacie tekstowym o określonej strukturze. Każda nowa wersja Płatnika może wymagać zaktualizowanego formatu KEDU.
Typowe błędy przy imporcie z programu kadrowego
- „Nierozpoznany format pliku" – plik KEDU z innej wersji lub uszkodzony
- Błąd weryfikacji po imporcie – niezgodność sum składek z DRA
- Brakujące raporty imienne po imporcie – część pracowników pominięta
- Nieprawidłowe kody tytułów ubezpieczenia – inaczej skonfigurowane w programie kadrowym
- Błędy kodowania znaków – polskie litery zmienione na znaki specjalne w danych ubezpieczonych
- Import tylko części dokumentów – Płatnik odrzuca niektóre rekordy bez jasnego komunikatu
Konfiguracja i naprawa importu
Diagnozę błędów importu zaczynamy od analizy pliku KEDU w edytorze tekstowym – weryfikujemy strukturę nagłówków, kodowanie pliku (UTF-8 vs ANSI) i poprawność pól. Sprawdzamy wersję formatu KEDU generowanego przez program kadrowy i porównujemy z wersją obsługiwaną przez aktualny Płatnik. W przypadku konfliktu wersji konfigurujemy program kadrowy do eksportu kompatybilnego formatu lub wykonujemy konwersję pliku. Testujemy import z plikiem zawierającym jeden rekord przed importem pełnego pliku produkcyjnego.
