Baza Płatnika z kilkuletnią historią może zawierać zdublowane dokumenty testowe, nieużywane konta ubezpieczonych z dawnych lat, dokumenty anulowane zostawione bez usunięcia i pliki tymczasowe. Przerosła i niezoptymalizowana baza działa wolniej i jest trudniejsza w obsłudze. Przeprowadzamy porządkowanie bazy Płatnika zachowując kompletność danych wymaganych przepisami.
Czyszczenie bazy Płatnika musi być przeprowadzone ostrożnie i z poszanowaniem przepisów o przechowywaniu dokumentacji ZUS. Dokumenty ZUS za ubezpieczonych pracowników muszą być przechowywane przez 50 lat (dla ubezpieczonych urodzonych po 1948 r. – 10 lat od momentu przesłania do ZUS). Usunięcie dokumentów przed upływem tych terminów jest niezgodne z przepisami.
Co można bezpiecznie oczyścić w bazie Płatnika
- Dokumenty testowe wysłane do środowiska testowego ZUS (nie trafiają do systemu ZUS)
- Zdublowane koprobocze dokumenty niedokończone i niezatwierdzone
- Usunięcie pracowników, którzy nigdy nie mieli złożonych dokumentów do ZUS
- Optymalizacja bazy Firebird przez gbak backup + restore (zmniejszenie fragmentacji)
- Archiwizacja do oddzielnego pliku dokumentów z lat przekraczających obowiązkowy okres przechowywania
Procedura czyszczenia i optymalizacji bazy
Czyszczenie przeprowadzamy wyłącznie po wykonaniu pełnej kopii zapasowej bazy. Usuwamy dokumenty testowe i robocze przez interfejs Płatnika. Optymalizujemy bazę przez cykl gbak backup + restore – zmniejsza rozmiar pliku bazy i przyspiesza operacje przez defragmentację stron Firebird. Weryfikujemy, że po optymalizacji wszystkie wymagane dane są nadal dostępne i że Płatnik działa prawidłowo. Archiwizujemy kopię bazy przed czyszczeniem jako trwały dowód stanu dokumentacji przed operacją porządkowania.
