Baza danych PC-Market rośnie z każdą transakcją – po kilku latach intensywnej pracy może liczyć dziesiątki gigabajtów historycznych zapisów, co negatywnie wpływa na wydajność systemu, czas generowania raportów i rozmiar kopii zapasowych. Archiwizacja starych danych pozwala odchudzić bazę produkcyjną, zachowując jednocześnie dostęp do danych historycznych w oddzielnym archiwum zgodnie z wymogami prawa podatkowego.
Serwis Wiatraczna przeprowadza profesjonalne archiwizacje danych w PC-Market – identyfikujemy dane kwalifikujące się do archiwizacji (transakcje starsze niż wymagany okres, nieaktywne kartoteki towarów i klientów, zamknięte dokumenty magazynowe), przenosimy je do bezpiecznego archiwum z zachowaniem integralności, a następnie czyścimy bazę produkcyjną. Po archiwizacji system działa szybciej, a backup jest kompaktowy.
Archiwizacja starych danych w PC-Market – metody i zasady
Archiwizacja to nie to samo co usuwanie. Prawidłowo przeprowadzona archiwizacja przenosi stare dane do oddzielnego, bezpiecznego repozytorium, które może być w razie potrzeby przeszukane lub odczytane – ale nie obciąża aktywnej bazy produkcyjnej. Kluczowe jest przestrzeganie przepisów dotyczących okresu przechowywania dokumentacji finansowej i podatkowej.
Identyfikacja danych do archiwizacji i wymogi prawne
Przed przystąpieniem do archiwizacji określamy, które dane można przenieść poza bazę produkcyjną. Zgodnie z polskim prawem podatkowym, dokumenty rachunkowe i dane podatkowe muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego. Transakcje z lat starszych niż wymagany okres kwalifikują się do archiwizacji, ale muszą pozostać dostępne w czytelnej formie. Dokumentujemy każdą archiwizację, określając daty i zakresy przenoszonych danych – co jest niezbędne w przypadku kontroli podatkowej.
Eksport i backup przed archiwizacją
Archiwizacja to operacja nieodwracalna na poziomie bazy produkcyjnej – dlatego zawsze poprzedzamy ją pełnym backupem. Tworzymy kopię bazy produkcyjnej przed archiwizacją, eksportujemy archiwizowane dane do oddzielnego pliku bazy danych SQL Server lub formatu eksportu (XML, CSV), dokumentujemy strukturę i zawartość archiwum oraz testujemy możliwość odczytu danych z archiwum przed ich usunięciem z bazy produkcyjnej. Dopiero po pozytywnej weryfikacji archiwum przystępujemy do czyszczenia bazy produkcyjnej.
Czyszczenie bazy produkcyjnej i optymalizacja po archiwizacji
Po przeniesieniu danych do archiwum czyścimy bazę produkcyjną – usuwamy archiwizowane rekordy transakcji, zamkniętych dokumentów magazynowych, nieaktywnych kartotek klientów i towarów, zachowując dane wymagane dla spójności systemu. Po usunięciu wykonujemy SHRINK bazy, przebudowę indeksów i aktualizację statystyk, co redukuje rozmiar bazy i poprawia wydajność zapytań. Efekt jest odczuwalny: szybsze raporty, krótszy czas backupu i więcej wolnego miejsca na dysku.
Dostęp do archiwum i długoterminowe przechowywanie
Archiwum danych PC-Market nie powinno być zapomnianym plikiem na starym dysku. Pomagamy klientom zaplanować przechowywanie archiwów w bezpiecznym miejscu (backup zewnętrzny, NAS, chmura) i zapewniamy możliwość odczytu danych w przyszłości – nawet jeśli PC-Market zostanie zastąpiony innym systemem. Na życzenie konfigurujemy oddzielną instancję bazy danych z archiwum, umożliwiającą przeszukiwanie historycznych transakcji lub eksport do standardowych formatów (Excel, CSV).
Zarchiwizuj stare dane i przyspiesz pracę PC-Market
Archiwizację warto wykonywać regularnie – co roku lub co dwa lata. Serwis Wiatraczna przeprowadza archiwizacje zarówno zdalnie, jak i na miejscu u klienta w Warszawie i okolicach. Skontaktuj się z nami, aby ocenić czy Twoja baza kwalifikuje się do archiwizacji i zaplanować termin prac.
