Prawidłowa, ciągła numeracja dokumentów ma znaczenie nie tylko praktyczne, ale też prawne – organy podatkowe mogą kwestionować dokumentację z przerwami w numeracji. W Subiekcie nexo problemy z numerowaniem mogą wynikać z błędnej konfiguracji serii, duplikatów powstałych przy pracy wielostanowiskowej, nieprawidłowych operacji importu danych lub ręcznych interwencji w bazie danych.
Serwis laptopów Wiatraczna diagnozuje i naprawia problemy z numeracją dokumentów w Insert Subiekt nexo, przywracając ciągłość i spójność numerowania.
Skąd biorą się problemy z numeracją
Nieprawidłowości w numeracji dokumentów nexo mają różne źródła. Najczęstsze to: dwóch operatorów próbujących jednocześnie wystawić dokument w tej samej serii (race condition), przywrócenie bazy danych z kopii zapasowej (która cofa licznik numeracji, ale nie usuwa dokumentów z wyższymi numerami wystawionymi po jej wykonaniu), błąd podczas importu danych zewnętrznych, który przypisał zduplikowane numery, oraz ręczne usunięcie dokumentu bez korekty licznika.
Audyt istniejącej numeracji
Pracę zaczynamy od audytu numeracji w wybranych seriach dokumentów: fakturach sprzedaży, dokumentach zakupu, dokumentach magazynowych. Generujemy zestawienie dokumentów i identyfikujemy luki (brakujące numery), duplikaty oraz dokumenty o numerach niespójnych z chronologią dat wystawienia.
Naprawa zduplikowanych numerów
Zduplikowane numery dokumentów to poważny problem wymagający korekty. W zależności od sytuacji prawnej i faktycznej dokumentów – korygujemy numer jednego z nich (jeśli dokument jest jeszcze w trakcie tworzenia lub jest dokumentem wewnętrznym) lub wystawiamy korektę i nowy dokument z właściwym numerem (jeśli duplikat trafił już do obrotu handlowego).
Korekta licznika numeracji
Gdy licznik serii numeracyjnej zawiera wartość niespójną z faktycznie wystawionymi dokumentami (np. po przywróceniu bazy z backupu), ustawiamy go na właściwą wartość bezpośrednio w konfiguracji nexo lub w bazie danych. Dbamy o to, by nowe dokumenty otrzymywały poprawne numery kontynuując sekwencję bez luk.
Konfiguracja serii numeracyjnych na przyszłość
Omawiamy z klientem konfigurację serii numeracyjnych, by zapobiec przyszłym problemom. Radzimy m.in. w kwestii odpowiedniego przypisania serii do stanowisk pracy (by każde stanowisko używało własnej serii lub by synchronizacja była prawidłowa), oraz w kwestii prowadzenia odrębnych serii dla różnych typów dokumentów.
Jak skorzystać z naszego serwisu
Problemy z numeracją dokumentów warto naprawić jak najszybciej, zanim narastające niespójności skomplikują ewidencję. Zadzwoń do serwisu Wiatraczna – przeanalizujemy stan numeracji i zaproponujemy właściwe rozwiązanie.
