Rachmistrz GT to program Insert do prowadzenia uproszczonej księgowości – Księgi Przychodów i Rozchodów oraz ewidencji przychodów dla ryczałtowców. Archiwizacja starych danych z programu jest szczególnie istotna, ponieważ dokumentacja podatkowa podlega określonym okresom przechowywania. Serwis laptopów Wiatraczna pomaga uporządkować archiwum danych z programu.
Dlaczego archiwizacja danych jest ważna
Dane z Rachmistrza GT stanowią podstawę Księgi Przychodów i Rozchodów lub ewidencji przychodów dla ryczałtowców, czyli dokumentację o charakterze podatkowym. Taka dokumentacja musi być przechowywana przez określony przepisami okres, dlatego archiwizacja bazy danych programu nie powinna być przypadkowa.
Co obejmuje archiwum
Pełne archiwum powinno zawierać kopię bazy danych Firebird z danego roku obrotowego wraz z informacją o wersji programu, w jakiej została utworzona, ponieważ do odczytu starszej bazy może być potrzebna zgodna wersja Rachmistrza GT.
Sposoby archiwizacji
W Rachmistrzu GT można zamknąć rok obrotowy i zarchiwizować dane za dany okres, wykonując kopię bazy danych, która pozostaje dostępna do wglądu bez wpływu na dane bieżące. Pomagamy przeprowadzić ten proces oraz opisać i uporządkować archiwalne pliki tak, by można je było łatwo odnaleźć.
Przechowywanie archiwalnych kopii
Archiwalne kopie bazy danych warto przechowywać w więcej niż jednym miejscu i na trwałym nośniku, uwzględniając wymagany okres przechowywania dokumentacji podatkowej. Sama obecność pliku na dysku laptopa, bez dodatkowej kopii, wiąże się z ryzykiem utraty danych w razie awarii sprzętu.
Dostęp do danych archiwalnych
Ważne jest też zachowanie możliwości odczytania zarchiwizowanych danych w przyszłości – sprawdzamy, czy do otwarcia starej bazy potrzebna jest konkretna wersja programu, i w razie potrzeby pomagamy zachować odpowiednie środowisko do jej odtworzenia.
Porządkowanie wieloletniego archiwum
Jeśli klient posiada dane z wielu lat prowadzenia księgowości w Rachmistrzu GT, pomagamy uporządkować je w spójną strukturę – według lat obrotowych – oraz sprawdzamy integralność poszczególnych archiwalnych kopii bazy danych. Serwis laptopów Wiatraczna wspiera w zachowaniu ciągłości dostępu do dokumentacji podatkowej firmy.
