Kontrola ZUS to stresujące wydarzenie dla każdego pracodawcy, jednak właściwe przygotowanie programu Insert Gratyfikant GT i dokumentacji kadrowo-płacowej może znacznie skrócić jej czas i ograniczyć ryzyko nieprawidłowości. Kontrolerzy ZUS weryfikują zgodność odprowadzonych składek z faktycznymi wynagrodzeniami, prawidłowość zgłoszeń i wyrejestrowań ubezpieczonych, zasadność wypłaconych zasiłków i poprawność ewidencji czasu pracy. Program Gratyfikant GT powinien być odpowiednio przygotowany: dane kompletne, raporty spójne z deklaracjami ZUS, baza danych sprawna i dostępna.
Nasz serwis kompleksowo przygotowuje system Gratyfikant GT do kontroli ZUS, weryfikując dane kadrowo-płacowe, generując wymagane zestawienia i eliminując potencjalne niezgodności przed wizytą kontrolerów.
Co weryfikuje kontrola ZUS?
- Zgłoszenia i wyrejestrowania ZUS (ZUA, ZZA, ZWUA) – terminowość (7 dni) i prawidłowość danych identyfikacyjnych
- Deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA i raporty RCA – zgodność sum z listami płac, prawidłowość podstaw i naliczonych składek
- Wypłacone zasiłki (RSA) – zasadność, prawidłowe podstawy wymiaru, właściwe stawki procentowe
- Ewidencja czasu pracy – obowiązek prowadzenia ewidencji i jej rzetelność
- Zbieg tytułów ubezpieczenia – prawidłowe zastosowanie zasad przy równoległych umowach pracownika
- Deklaracje roczne ZUS IWA – prawidłowość danych o wypadkowości wpływających na stawkę składki wypadkowej
Przygotowanie Gratyfikant GT do kontroli ZUS
Weryfikacja kompletności deklaracji ZUS
Generujemy zestawienie złożonych deklaracji ZUS za kontrolowany okres (np. 3 lata wstecz). Porównujemy z rejestrem wpłat do ZUS (wyciągi bankowe) – każda deklaracja DRA powinna mieć odpowiadającą wpłatę w terminie. Sprawdzamy UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru) dla każdej złożonej deklaracji.
Weryfikacja zgłoszeń ubezpieczonych
W PUE ZUS sprawdzamy status ubezpieczenia każdego aktywnego pracownika. Porównujemy z kartoteką w Gratyfikant GT. Pracownicy wykazani jako aktywni w programie muszą mieć aktywne ubezpieczenie w ZUS (ZUA). Pracownicy zwolnieni – muszą mieć ZWUA.
Przygotowanie zestawień do wglądu dla kontrolera
Drukujemy lub eksportujemy do PDF:
- Zestawienie pracowników z kodami tytułu ubezpieczenia za kontrolowany okres
- Miesięczne listy płac z podsumowaniem składek ZUS za każdy miesiąc
- Ewidencję absencji (zwolnienia lekarskie) z numerami zaświadczeń ZLA lub potwierdzenia e-ZLA
- Zestawienie wypłaconych zasiłków z podstawami wymiaru
Naprawa wykrytych niezgodności przed kontrolą
Jeśli weryfikacja przed kontrolą ujawniła błędy (np. niezłożone ZWUA dla byłych pracowników, błędne kody tytułu ubezpieczenia), składamy dokumenty korygujące przez PUE ZUS przed wizytą kontrolerów. Dobrowolna korekta przed kontrolą jest traktowana korzystniej niż korekta wymuszona przez kontrolera.
