Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców ściśle określone obowiązki archiwizacyjne w zakresie dokumentacji kadrowo-płacowej. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez 10 lat; dla wcześniej zatrudnionych – w zależności od daty – nawet przez 50 lat. Program Insert Gratyfikant GT gromadzi tę dokumentację elektronicznie, ale sama baza programu nie jest archiwum – wymaga uzupełnienia o odpowiednią politykę archiwizacyjną i dodatkowe kopie długoterminowe.
Nasz serwis konfiguruje kompleksowy system archiwizacji danych kadrowo-płacowych z Gratyfikant GT, łącząc archiwum elektroniczne z wymogami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Obowiązki archiwizacyjne pracodawcy
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
- 50 lat: dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku
- 10 lat: dokumentacja pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku (jeśli pracodawca składał ZUS RIA) lub po 31 grudnia 2018 roku (automatycznie 10 lat)
- 5 lat: ewidencja czasu pracy, listy płac, dokumenty związane z wynagrodzeniami – przechowywane przez 5 lat od ich wytworzenia
Co musi być archiwizowane?
- Kartoteki pracownicze (część A, B, C, D akt osobowych)
- Listy płac z podpisami pracowników (lub raporty z Gratyfikant GT zastępujące papierowe listy)
- Deklaracje PIT-11 i PIT-4R
- Ewidencja czasu pracy
- Dokumenty ZUS: ZUA, ZZA, ZWUA, RCA, RSA, DRA z potwierdzeniami przyjęcia przez ZUS
- Zaświadczenia lekarskie (ZUS ZLA lub e-ZLA)
Archiwizacja bazy Gratyfikant GT
Archiwum roczne bazy Firebird
Na koniec każdego roku kadrowego tworzymy archiwalne kopie bazy za dany rok i zapisujemy je w wydzielonym archiwum (np. D:\Archiwum\GratyfikantGT\2024\). Każda kopia zawiera pełen stan bazy na dzień 31 grudnia danego roku, potwierdzony UPO złożonych deklaracji ZUS i PIT za rok.
Archiwum elektroniczne e-dokumentacji
Wydruki z Gratyfikant GT (listy płac, deklaracje ZUS, PIT-11, PIT-4R) zapisujemy w formacie PDF w zorganizowanym archiwum elektronicznym. Struktura folderów: Archiwum/[rok]/[miesiąc]/ lub Archiwum/[rok]/[pracownik]. PDF-y podpisujemy elektronicznie lub archiwizujemy razem z UPO.
Nośniki archiwalne i redundancja
Archiwum elektroniczne musi być przechowywane na nośnikach trwałych i bezpiecznych. Zalecamy:
- Dysk zewnętrzny LTO lub HDD przechowywany w bezpiecznym miejscu poza serwerownią (ochrona przed pożarem lub kradzieżą)
- Kopie w chmurze (Azure Blob Storage, Amazon S3 Glacier) dla długoterminowego przechowywania w niskim koszcie
- Weryfikacja czytelności nośników co 5 lat – dyski i taśmy starzeją się; dane z nośników o wątpliwej niezawodności należy przepisać na nowe
Archiwizacja papierowych akt osobowych
Gratyfikant GT wspiera przejście na e-dokumentację (od 2019 roku pracodawcy mogą przechowywać akta osobowe wyłącznie elektronicznie), ale dla firm z istniejącymi papierowymi aktami konieczna jest digitalizacja. Nasz serwis doradza w procesie digitalizacji akt osobowych i integracji z systemem Gratyfikant GT.
