Comarch ERP XL umożliwia prowadzenie wielu niezależnych firm (baz danych) na jednym serwerze aplikacji. Środowisko wielofirmowe jest typowe dla holdingów, grup kapitałowych i biur rachunkowych obsługujących wielu klientów na wspólnej infrastrukturze.
Architektura środowiska wielofirmowego
W środowisku wielofirmowym jeden serwer aplikacji XL obsługuje wiele baz danych SQL Server, z których każda reprezentuje osobną firmę. Użytkownik po zalogowaniu do aplikacji wybiera, do której firmy (bazy) chce się podłączyć. Każda firma ma osobną konfigurację, plan kont, użytkowników i dane. Współdzielone są jedynie: serwer aplikacji XL, licencje stanowiskowe i infrastruktura sieciowa.
Tworzenie nowej bazy firmowej
Nową firmę tworzy się w narzędziu administracyjnym serwera XL (XLAdmin lub Kreator Firm). Kreator zakłada nową bazę SQL Server z predefiniowaną strukturą tabel, tworzy domyślny plan kont (można wybrać z dostępnych szablonów branżowych) i konfiguruje podstawowe parametry firmy (rok obrachunkowy, waluta bazowa, kraj). Po utworzeniu bazy należy skonfigurować dostęp użytkowników i zaimportować kartoteki kontrahentów i towarów.
Zarządzanie licencjami w środowisku wielofirmowym
Licencje stanowiskowe XL są współdzielone przez wszystkie firmy w środowisku. Użytkownik podłączony do firmy A zajmuje jedno stanowisko – jeśli ten sam użytkownik chce się podłączyć do firmy B, potrzebuje drugiego wolnego stanowiska. Monitoring zajętości stanowisk jest kluczowy w środowiskach, gdzie wielu użytkowników obsługuje wiele firm. Zbyt mała liczba licencji w godzinach szczytu blokuje pracę.
Współdzielenie kartotek między firmami
Comarch ERP XL opcjonalnie obsługuje współdzielenie kartotek kontrahentów i towarów między firmami w ramach grupy. Zmiana w kartotece w firmie A jest automatycznie dostępna w firmie B. Konfiguracja tego mechanizmu wymaga wskazania firmy nadrzędnej (master) i skonfigurowania replikacji kartotek przez API lub mechanizm synchronizacji XL. Nie wszystkie wersje i konfiguracje XL obsługują tę funkcję – należy sprawdzić dokumentację posiadanej wersji.
Konsolidacja finansowa w grupie firm
Dla holdingów wymagających konsolidowanych sprawozdań finansowych Comarch ERP XL oferuje moduł konsolidacji. Moduł zbiera dane z baz poszczególnych spółek, eliminuje transakcje wewnętrzgrupowe i generuje skonsolidowane zestawienia finansowe. Konfiguracja konsolidacji wymaga zdefiniowania struktury grupy, udziałów kapitałowych i kluczy eliminacyjnych – jest to obszar wymagający wiedzy z zakresu rachunkowości finansowej i prawa bilansowego grup kapitałowych.
