Po kilku latach użytkowania baza Asseco WAPRO Kaper gromadzi dziesiątki tysięcy dokumentów – ewidencji KPiR, faktur, wpisów VAT i środków trwałych. Rosnąca baza spowalnia program i może zbliżać się do limitu SQL Server Express (10 GB). Archiwizacja starych danych – przeniesienie dokumentów za zamknięte lata podatkowe do oddzielnego archiwum – rozwiązuje ten problem, zachowując pełny dostęp do archiwum w razie potrzeby. Nasz serwis przeprowadza archiwizacje baz WAPRO Kaper bezpiecznie i zgodnie z przepisami.
Archiwizacja to nie usunięcie – to przeniesienie danych do bezpiecznego miejsca, skąd można je otworzyć gdy zajdzie potrzeba. Aktywna baza jest mniejsza i szybsza, a archiwum jest dostępne na wypadek kontroli skarbowej.
Kiedy archiwizacja jest potrzebna
Sygnały wskazujące na konieczność archiwizacji: ładowanie listy faktur lub KPiR zajmuje kilkanaście sekund, generowanie raportu rocznego trwa minuty zamiast sekund, rozmiar bazy SQL przekracza 7–8 GB (zbliżanie się do limitu Express 10 GB), baza zawiera dane podatkowe za 5 lat lub więcej (starsze niż 5 lat przekraczają ustawowy obowiązek przechowywania, choć lepiej zachować dłużej dla bezpieczeństwa). Dla biur rachunkowych archiwizacja jest szczególnie ważna – każda firma klienta ma osobną bazę rosnącą z roku na rok.
Procedura archiwizacji roku w WAPRO Kaper
Archiwizacja roku w WAPRO Kaper: (1) zamknięcie roku podatkowego w programie (Narzędzia → Zamknięcie roku), (2) backup aktywnej bazy przed archiwizacją, (3) uruchomienie archiwizacji (Narzędzia → Archiwizacja roku), (4) wskazanie roku do archiwizacji, (5) WAPRO Kaper przenosi dane za ten rok do pliku archiwum (.bak lub oddzielna baza SQL), (6) czyszczenie aktywnej bazy z przeniesionych danych, (7) weryfikacja kompletności przez porównanie sum kontrolnych. Po archiwizacji rozmiar aktywnej bazy znacząco spada.
Przechowywanie i dostępność archiwum
Archiwum przechowujemy na oddzielnym nośniku (dysk USB, NAS) lub w oddzielnej bazie SQL na tym samym serwerze. Dostęp do archiwum realizowany jest przez WAPRO Kaper – wybieramy Otwórz archiwum i wskazujemy plik lub bazę archiwum. Archiwum jest dostępne tylko do odczytu – nie można modyfikować zarchiwizowanych dokumentów. Dla biur rachunkowych z wieloma klientami prowadzimy indeks archiwów: dla każdego klienta i roku przechowujemy oddzielne archiwum z opisem.
Zgodność z wymogami przechowywania dokumentów
Ustawowy obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów to 5 lat od końca roku podatkowego (Ordynacja podatkowa art. 86 § 1). W praktyce zalecamy przechowywanie przez co najmniej 6–7 lat (margines bezpieczeństwa na przypadki zawieszenia biegu przedawnienia). Archiwum musi być dostępne na żądanie organu podatkowego – weryfikujemy, że archiwum można otworzyć w bieżącej wersji WAPRO Kaper i że wszystkie dokumenty są czytelne. Raz w roku testujemy dostępność najstarszego dostępnego archiwum.
