Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych przez co najmniej 5 lat, a dowodów księgowych przez okres zależny od ich rodzaju – nawet do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. WAPRO Fakir gromadzi dane finansowe za kolejne lata obrotowe, a baza danych z każdym rokiem rośnie. Archiwizacja danych księgowych to zaplanowany proces przeniesienia historycznych zapisów do bezpiecznego, czytelnego formatu – tak aby były dostępne przez wymagany ustawowo czas, nie obciążały produkcyjnej bazy danych i nie stanowiły ryzyka utraty w przypadku awarii.
Serwis Wiatraczna przeprowadza archiwizację danych księgowych z WAPRO Fakir. Tworzymy archiwa bazy danych za zamknięte lata, zapewniamy ich integralność i czytelność, konfigurujemy bezpieczne przechowywanie i dokumentujemy procedurę dostępu do archiwalnych danych na potrzeby audytu lub kontroli skarbowej.
Archiwizacja danych księgowych WAPRO Fakir – procedura i standardy
Metody archiwizacji bazy WAPRO Fakir
Dane z WAPRO Fakir można archiwizować na kilka sposobów. Najprostszym jest przechowywanie kopii całej bazy SQL Server za każdy rok (plik .bak) – jest to kompletne archiwum, z którego można odtworzyć WAPRO Fakir w dowolnym momencie. Bardziej zaawansowaną metodą jest przeniesienie zamkniętych lat obrotowych do oddzielnej bazy archiwalnej WAPRO Fakir (dostępnej tylko do odczytu na zainstalowanej instancji programu) – użytkownik może przeglądać historyczne dane bezpośrednio w programie. Trzecią opcją jest eksport danych do formatu JPK_KR za każdy rok, co spełnia wymogi ustawy w kwestii czytelności danych przez całe 5 lat.
Tworzenie archiwum SQL Server za zamknięte lata
Dla każdego zamkniętego roku obrotowego wykonujemy pełny backup bazy SQL Server z odpowiednią etykietą (nazwa firmy, rok obrotowy, data backupu). Backup kompresujemy i szyfrujemy (jeśli baza zawiera wrażliwe dane osobowe kontrahentów – co jest typowe dla ewidencji FK), weryfikujemy integralność pliku (RESTORE VERIFYONLY) i przenosimy do archiwum zewnętrznego (NAS, chmura, nośnik optyczny). Dla każdego archiwum prowadzimy rejestr: co zostało zarchiwizowane, kiedy i gdzie jest przechowywane. Ten rejestr jest kluczowy przy kontroli skarbowej lub audycie.
Archiwizacja danych w formacie JPK_KR
Ustawa o rachunkowości, znowelizowana w 2024 roku, wprowadza obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w postaci elektronicznej i ich przesyłania w formacie JPK_KR. Pomagamy wygenerować i zarchiwizować pliki JPK_KR za każdy rok obrotowy: generujemy plik z WAPRO Fakir, walidujemy jego strukturę i przechowujemy w archiwum. Plik JPK_KR jest też dokumentem używanym podczas kontroli skarbowej – posiadanie aktualnego, poprawnego pliku JPK_KR za wszystkie wymagane lata jest ważnym elementem przygotowania firmy na ewentualną kontrolę.
Procedura dostępu do archiwów podczas kontroli
Dobrze przeprowadzona archiwizacja obejmuje nie tylko stworzenie kopii danych, ale też udokumentowanie procedury ich odtworzenia i udostępnienia. Opracowujemy procedurę dostępu do danych archiwalnych: jak odtworzyć bazę za konkretny rok na tymczasowym środowisku, jak uruchomić WAPRO Fakir z bazą archiwalną w trybie tylko do odczytu i jakie raporty można z niej wygenerować na potrzeby kontroli skarbowej lub audytora zewnętrznego. Przekazujemy tę procedurę w formie pisemnej, tak aby administrator IT firmy mógł postąpić zgodnie z nią samodzielnie, gdy zajdzie taka potrzeba.
Potrzebujesz archiwizacji danych WAPRO Fakir? Skontaktuj się z nami
Serwis Wiatraczna przeprowadzi archiwizację danych księgowych z WAPRO Fakir zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. Zadzwoń lub napisz – zabezpieczymy historyczne dane finansowe Twojej firmy i przygotujemy procedurę dostępu do archiwów na potrzeby kontroli.
