Integracja aplikacji pakietu Office — Worda, Excela i PowerPointa — z OneDrive oraz SharePoint zmienia sposób pracy z dokumentami firmowymi z modelu opartego na pojedynczych plikach wysyłanych mailem na model współdzielonego, stale synchronizowanego repozytorium, w którym wiele osób może pracować nad tym samym dokumentem jednocześnie, a wcześniejsze wersje pozostają dostępne do przywrócenia.
Konfigurujemy tę integrację w firmach przechodzących z lokalnych dysków sieciowych na współdzielone środowisko chmurowe, dbając o poprawne uprawnienia dostępu i strukturę bibliotek dokumentów.
Współdzielenie plików i jednoczesna edycja
Dokumenty zapisane w OneDrive lub bibliotece SharePoint mogą być udostępniane innym użytkownikom z poziomu samej aplikacji Office, bez konieczności przesyłania plików jako załączników. Funkcja współautorstwa (co-authoring) pozwala kilku osobom edytować ten sam dokument Word czy arkusz Excel równocześnie, z widocznymi w czasie rzeczywistym kursorami i zmianami wprowadzanymi przez innych uczestników — eliminuje to problem wielu równoległych kopii tego samego pliku krążących w skrzynkach mailowych zespołu.
Wersjonowanie i historia dokumentów
Zarówno OneDrive, jak i SharePoint automatycznie zapisują historię wersji każdego dokumentu, pozwalając wrócić do dowolnego wcześniejszego stanu pliku bez potrzeby ręcznego tworzenia kopii zapasowych przed każdą edycją. W środowisku SharePoint dodatkowo można wymusić zatwierdzanie wersji (content approval) czy limitować liczbę przechowywanych wersji archiwalnych zgodnie z polityką przechowywania danych firmy. To zabezpieczenie ma praktyczne znaczenie przy przypadkowym nadpisaniu lub usunięciu istotnych fragmentów dokumentu przez jednego ze współpracujących użytkowników.
Struktura bibliotek i uprawnienia dostępu
Przy wdrożeniu projektujemy strukturę bibliotek dokumentów w SharePoint odzwierciedlającą organizację firmy — osobne witryny dla poszczególnych działów lub projektów, z uprawnieniami dostępu dopasowanymi do struktury zespołu, tak by dokumenty poufne (kadrowe, finansowe) nie były widoczne dla osób spoza uprawnionej grupy. Konfigurujemy też synchronizację bibliotek SharePoint z lokalnym Eksploratorem Windows przez aplikację OneDrive, dzięki czemu pracownicy korzystają ze współdzielonych zasobów tak, jakby były to zwykłe foldery na dysku, zachowując przy tym pełną historię wersji i możliwość jednoczesnej edycji w tle.
