ZUS regularnie aktualizuje specyfikację formatu KEDU, wprowadzając nowe wersje, które uwzględniają zmiany w prawie ubezpieczeń społecznych, nowe kody dokumentów lub zmienione wymagania walidacyjne. Przejście na nową wersję formatu wymaga jednoczesnej aktualizacji zarówno Płatnika, jak i programu kadrowego eksportującego plik. Nieskoordynowane przejście jest częstą przyczyną problemów z importem KEDU.
Kiedy dochodzi do zmiany wersji KEDU
ZUS publikuje nową wersję specyfikacji KEDU zazwyczaj przy okazji:
- Zmian w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych lub kodzie tytułów ubezpieczenia.
- Wprowadzenia nowych rodzajów dokumentów ZUS.
- Zmian w zasadach naliczania składek (nowe stopy, zmiany podstaw).
- Poprawek błędów w poprzedniej specyfikacji.
Każda zmiana jest komunikowana przez ZUS z wyprzedzeniem. Warto obserwować komunikaty na zus.pl i w biuletynach aktualizacyjnych Płatnika.
Jak sprawdzić wersję KEDU w Płatniku
Wersja formatu KEDU obsługiwana przez zainstalowaną wersję Płatnika jest widoczna w dokumentacji programu lub przez Pomoc → O programie. Wersja KEDU w eksportowanym pliku jest widoczna w nagłówku pliku tekstowego.
Jeśli wersje się różnią, Płatnik wyświetli komunikat o niekompatybilności formatu przy próbie importu.
Procedura przejścia na nową wersję KEDU
- Zaktualizuj Płatnik – pobierz nową wersję ze strony ZUS i zainstaluj. Nowa wersja Płatnika obsługuje nową wersję KEDU.
- Zaktualizuj program kadrowy – skontaktuj się z dostawcą programu kadrowego lub sprawdź aktualizacje. Moduł eksportu KEDU musi być zaktualizowany do nowej wersji specyfikacji.
- Zaktualizuj słowniki – nowe kody tytułów ubezpieczenia lub kody świadczeń muszą być dodane do słowników programu kadrowego.
- Przetestuj na danych testowych – przed pierwszym produkcyjnym importem po aktualizacji przetestuj import na danych z poprzedniego miesiąca (zweryfikuj plik, ale nie wysyłaj dokumentów).
Problemy przy niesynchronizowanej aktualizacji
Najczęstszym scenariuszem jest sytuacja, gdy Płatnik jest aktualny, ale program kadrowy nie – eksportuje plik w starej wersji. W takim przypadku:
- Skontaktuj się z dostawcą programu kadrowego – aktualizacja modułu KEDU powinna być dostępna jako poprawka.
- Tymczasowo: edytuj nagłówek pliku KEDU ręcznie, zmieniając numer wersji (dotyczy tylko drobnych zmian strukturalnych, nie merytorycznych).
- Jeśli termin wysyłki dokumentów jest pilny, skontaktuj się z serwisem w celu ręcznego wprowadzenia danych do Płatnika z pominięciem KEDU.
Nasz serwis koordynuje aktualizacje KEDU w całym środowisku IT klienta – zarówno Płatnik, jak i programy kadrowe. Sprawdzamy kompatybilność przed aktualizacją i przeprowadzamy testy migracji. Skontaktuj się z nami.
