Archiwizacja danych z Rewizora nexo jest zarówno wymogiem prawnym jak i elementem dobrej praktyki zarządzania danymi firmy. Ustawa o rachunkowości nakazuje przechowywanie ksiąg przez określony czas, a archiwizacja w prawidłowej formie ułatwia dostęp do historycznych danych podczas kontroli lub postępowań sądowych. Pomagamy wdrożyć system archiwizacji spełniający wymagania prawne i praktyczne.
Obowiązki archiwizacyjne wynikające z przepisów
Ustawa o rachunkowości nakazuje przechowywanie ksiąg rachunkowych przez 5 lat od końca roku obrotowego, za który sporządzono sprawozdanie finansowe. Dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów muszą być dostępne przez analogiczny okres. Archiwa powinny być przechowywane w sposób chroniony przed zniszczeniem, kradzieżą i nieuprawnionym dostępem, ale dostępne dla uprawnionych osób i organów kontrolnych.
Archiwizacja bazy Rewizora nexo
Na koniec każdego roku obrachunkowego tworzymy pełne archiwum bazy danych: dla SQLite – kopię pliku bazy, dla SQL Server – backup poprzez BACKUP DATABASE T-SQL. Archiwum jest opatrzone datą i opisem zawartości, następnie kopiowane do co najmniej dwóch niezależnych lokalizacji. Weryfikujemy odtwarzalność archiwum przez testowe przywrócenie w izolowanym środowisku.
Eksport zestawień do formatów archiwalnych
Plik bazy nexo wymaga działającego oprogramowania do odczytu. Dla pewności długoterminowej archiwizujemy też kluczowe zestawienia w formatach niezależnych od oprogramowania: bilans, RZiS, zestawienie OiS i rejestry VAT eksportujemy do PDF (niemodyfikowalny format dla dokumentów) i XLSX (dla danych wymagających dalszego przetwarzania). Taki pakiet archiwalny pozostanie czytelny niezależnie od przyszłości programu nexo.
Bezpieczne przechowywanie archiwum
Wdrażamy strategię przechowywania archiwum zgodną z zasadą 3-2-1: trzy kopie, dwa różne nośniki, jedna lokalizacja poza siedzibą firmy. Dla danych rachunkowych o szczególnym znaczeniu zalecamy przechowywanie jednej kopii w chmurze z szyfrowaniem end-to-end. Konfigurujemy odpowiednie rozwiązanie zgodnie z możliwościami i potrzebami klienta.
Pomagamy w organizacji archiwizacji danych Rewizora nexo zgodnej z wymogami prawnymi. Zapraszamy do kontaktu w celu omówienia wdrożenia systemu archiwizacji.
