Dane handlowe w Humansoft HermesSQL muszą być przechowywane przez ściśle określony czas wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego (5 lat dla faktur, dłużej dla niektórych dokumentów magazynowych). Jednocześnie rosnąca baza danych spowalnia system i utrudnia codzienną pracę. Archiwizacja danych to właściwe rozwiązanie tego dylematu.
Nasz serwis konfiguruje mechanizmy archiwizacji danych handlowych w HermesSQL, pozwalając zachować dostęp do historycznych dokumentów przy jednoczesnej optymalizacji wydajności aktywnej bazy danych.
Podejścia do archiwizacji danych HermesSQL
Archiwizacja danych w środowisku HermesSQL może być realizowana na kilka sposobów:
- Archiwizacja w bazie HermesSQL: oznaczanie starych dokumentów jako zarchiwizowane – nadal dostępne do przeglądu, ale wyłączone z aktywnych raportów
- Separate bazy archiwalne: przeniesienie starych danych do osobnej bazy SQL Server z ograniczonym dostępem
- Eksport do archiwum zewnętrznego: eksport dokumentów do pliku XML lub PDF z indeksem dla łatwego wyszukiwania
- Backup historyczny: dedykowany backup bazy za zamknięte lata podatkowe, przechowywany długoterminowo
Zasady archiwizacji zgodne z prawem
Przepisy wymagają przechowywania faktur i dokumentów księgowych przez co najmniej 5 lat (liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku). Przez cały ten czas dokumenty muszą być dostępne do wglądu dla organów podatkowych. Archiwizacja nie oznacza usunięcia – oznacza przeniesienie do dostępnego repozytorium.
Wdrożenie procesu archiwizacji
Konfigurujemy cykl archiwizacji dopasowany do potrzeb firmy: które dane archiwizować, jak często, gdzie je przechowywać i jak zapewnić dostęp w razie potrzeby. Dbamy też o to, by proces archiwizacji był udokumentowany i powtarzalny bez ingerencji specjalisty IT.
