Błędy podczas księgowania dokumentów w Comarch ERP XL – faktury sprzedaży, zakupu, dokumentów kasowych – blokują rejestr VAT i sprawozdawczość finansową. Zrozumienie mechanizmu automatycznego księgowania i typowych przyczyn błędów umożliwia szybką naprawę.
Mechanizm automatycznego księgowania w XL
Comarch ERP XL prowadzi tzw. ewidencję dwuobiegową: operacyjną (sprzedaż, zakup, magazyn) i finansową (ksiąg rachunkowych). Dokumenty z modułów operacyjnych są przekształcane w zapisy księgowe przez schematy automatycznego księgowania (SAK). Błąd podczas tej transformacji może zablokować dokument w statusie „do zaksięgowania" lub wygenerować błędny zapis w KG.
Błąd „Brak schematu automatycznego księgowania"
Gdy dla danego typu dokumentu lub zestawienia parametrów (typ kontrahenta, stawka VAT, centrum kosztów) nie ma zdefiniowanego schematu SAK, system sygnalizuje błąd i blokuje zapis do KG. Rozwiązaniem jest uzupełnienie brakującego schematu w module Konfiguracja → Schematy automatycznego księgowania. Nowy schemat musi pokrywać kombinację parametrów powodującą błąd.
Błąd konta księgowego – konto nieaktywne lub nie istnieje
Schemat SAK odwołuje się do kont z planu kont. Jeśli konto zostało zamknięte, zmieniono jego numer lub usunięto, schemat SAK generuje błąd „Konto nieaktywne". Należy albo reaktywować konto w planie kont, albo zaktualizować schemat SAK, wskazując właściwe nowe konto. Zmiana konta w schemacie SAK nie wpływa na historyczne zapisy – tylko na nowe dokumenty.
Błędy przy zaksięgowaniu dokumentów walutowych
Dokumenty w walutach obcych wymagają prawidłowej konfiguracji różnic kursowych i kont walutowych w planie kont. Błędy przy księgowaniu walutowym najczęściej dotyczą: brakującego kursu waluty dla daty dokumentu, brakującego konta różnic kursowych w schemacie SAK lub nieprawidłowego konta rozrachunkowego dla waluty. Przed aktywowaniem walutowej sprzedaży lub zakupu należy skonfigurować odpowiednie konta i schematy przy współpracy z głównym księgowym.
Masowe ponowne księgowanie dokumentów
Po naprawie schematu SAK lub planu kont konieczne jest ponowne zaksięgowanie dokumentów, które wcześniej generowały błąd. Comarch ERP XL umożliwia masowe księgowanie zaznaczonych dokumentów przez opcję Zaksięguj zaznaczone w widoku listy dokumentów. Przed masowym księgowaniem warto uruchomić operację na jednym dokumencie testowym, aby potwierdzić, że schemat działa poprawnie po korekcie.
