Plan kont w Comarch ERP XL jest fundamentem modułu finansowo-księgowego. Prawidłowo skonfigurowany, odzwierciedla strukturę działalności firmy i umożliwia generowanie prawidłowych sprawozdań finansowych oraz poprawne automatyczne księgowanie dokumentów operacyjnych.
Struktura planu kont w XL
Plan kont w Comarch ERP XL ma strukturę hierarchiczną: konta syntetyczne (np. 200 Rozrachunki z odbiorcami) i konta analityczne (np. 200-001 Kowalski Sp. z o.o.). Każde konto ma przypisany: typ (bilansowe, wynikowe, pozabilansowe), stronę normalnego salda (Winien lub Ma), walutę (PLN lub wielowalutowe) oraz status (aktywne/nieaktywne). Konta nieaktywne nie są dostępne przy wystawianiu dokumentów, ale zachowują historyczne zapisy.
Tworzenie nowego konta analitycznego
Nowe konto analityczne dodaje się w module Księgowość → Plan kont przez wybór konta syntetycznego macierzystego i kliknięcie Dodaj analitykę. Numer konta analitycznego jest tworzony przez dołączenie segmentu do numeru syntetycznego (np. 200-002). Konto musi mieć unikalny numer w ramach całego planu kont. Dla kont rozrachunkowych z kontrahentami zalecane jest automatyczne tworzenie analityk przez system przy dodawaniu nowego kontrahenta.
Modyfikacja istniejącego konta
Zmiana numeru istniejącego konta po zaksięgowaniu na nim dokumentów jest niemożliwa bez przepięcia historycznych zapisów. Zamiast renumeracji, lepiej jest dezaktywować stare konto i stworzyć nowe z właściwym numerem, a następnie zaktualizować schematy SAK odwołujące się do starego konta. Historyczne zapisy na starym koncie pozostają w systemie i są dostępne w raportach historycznych.
Import planu kont z pliku
Comarch ERP XL umożliwia import planu kont z pliku CSV lub Excel, co jest przydatne przy wdrożeniu systemu lub wprowadzeniu zmian do dużego planu kont. Format importu zawiera: numer konta, nazwę, typ, stronę salda i walutę. Import nie nadpisuje istniejących kont – pomija konta, których numery już istnieją w planie kont. Należy zatem upewnić się, że plik importu zawiera tylko nowe konta lub różnice względem aktualnego planu.
Weryfikacja planu kont przed zamknięciem roku
Przed zamknięciem roku obrachunkowego warto przejrzeć plan kont i: dezaktywować konta nieużywane w ciągu roku, sprawdzić, czy konta rozrachunkowe mają zerowe salda (poza uzasadnionymi pozycjami otwartymi), oraz upewnić się, że plan kont jest zgodny z polityką rachunkowości firmy i ewentualnymi zmianami przepisów (np. nowe wymogi sprawozdawczości segmentowej).
