BaseLinker – konfiguracja użytkowników i ról to element, który bezpośrednio wpływa na bezpieczeństwo danych firmy i porządek w codziennej pracy zespołu. Brak podziału uprawnień prowadzi do sytuacji, w której każdy pracownik widzi i może zmieniać wszystko.
W Serwisie Wiatraczna (Aleja Stanów Zjednoczonych 72) konfigurujemy użytkowników i role w BaseLinker tak, aby dostęp do danych i funkcji odpowiadał realnym obowiązkom poszczególnych osób w zespole.
Dlaczego konfiguracja użytkowników jest trudniejsza niż wygląda
Wiele firm na starcie zakłada jedno wspólne konto dla całego zespołu albo nadaje wszystkim pracownikom pełne uprawnienia administratora „dla wygody”. Taki skrót prowadzi do dwóch problemów: braku odpowiedzialności za wprowadzane zmiany (nie wiadomo, kto co zmienił) oraz ryzyka, że osoba bez odpowiedniej wiedzy przypadkowo zmieni krytyczne ustawienia integracji czy cenników.
BaseLinker pozwala na precyzyjne różnicowanie uprawnień – dostęp do zamówień, magazynu, ustawień integracji czy raportów finansowych można przypisywać osobno dla każdej roli. Prawidłowe wykorzystanie tego mechanizmu wymaga jednak wcześniejszego zaplanowania struktury ról zgodnej z rzeczywistym podziałem pracy w firmie.
Co dokładnie robimy w Serwisie Wiatraczna
Przy konfiguracji użytkowników i ról w BaseLinker zajmujemy się:
- Analizą struktury zespołu i przypisanych obowiązków (obsługa zamówień, magazyn, księgowość, administracja)
- Zaprojektowaniem ról odpowiadających realnym stanowiskom, zamiast kopiowania domyślnych szablonów bez zmian
- Ograniczeniem dostępu do wrażliwych danych (ceny zakupu, marże, dane finansowe) tylko dla uprawnionych osób
- Konfiguracją kont serwisowych dla integracji, oddzielonych od kont pracowników
- Włączeniem weryfikacji dwuetapowej dla kont z szerokimi uprawnieniami
- Ustaleniem procedury nadawania i odbierania dostępu przy zmianach kadrowych
- Przeglądem i uporządkowaniem istniejących kont, jeśli konfiguracja była już wcześniej prowadzona chaotycznie
Podejście do projektowania ról
Zanim założymy pierwsze konto pracownika, ustalamy z klientem mapę stanowisk i zakresu obowiązków – osobno dla działu obsługi zamówień, magazynu, księgowości i administracji systemu. Na tej podstawie projektujemy role z uprawnieniami minimalnymi, ale wystarczającymi do sprawnej pracy, zamiast domyślnie nadawać szeroki dostęp „na wszelki wypadek”. Taka zasada ograniczonego zaufania sprawdza się szczególnie w firmach, gdzie rotacja pracowników jest wyższa.
Dodatkowo ustalamy jasny podział między kontami wykorzystywanymi przez ludzi a kontami serwisowymi obsługującymi integracje – rozdzielenie tych dwóch typów kont ułatwia późniejszy audyt i ogranicza ryzyko przypadkowego zablokowania integracji przy zmianie hasła pracownika.
Typowe problemy z uprawnieniami
Do najczęściej spotykanych sytuacji, które porządkujemy, należą:
- Współdzielone hasło do jednego konta administratora przez cały zespół
- Byli pracownicy z wciąż aktywnym dostępem do systemu
- Brak rozróżnienia między kontem do integracji a kontem osoby fizycznej
- Nadmiarowe uprawnienia nadane „na wszelki wypadek”, nieadekwatne do stanowiska
Rezultat wdrożenia
Po naszej konfiguracji każdy członek zespołu ma dostęp dokładnie do tych funkcji i danych, których potrzebuje do swojej pracy – nie mniej, nie więcej. Ułatwia to rozliczanie odpowiedzialności za zmiany w systemie i ogranicza ryzyko przypadkowych błędów wynikających z nadmiarowych uprawnień.
Dodatkowo przekazujemy klientowi prostą procedurę zarządzania kontami przy zatrudnianiu i zwalnianiu pracowników, aby porządek w uprawnieniach był utrzymywany również bez naszego udziału.
